Voordat je wijzigingen doorvoert…

Maak aan het einde van het schooljaar of voor dat je een wijziging doorvoert een export van de leerling resultaten. Mocht er wat mis gaan, dan weet je de vordering én resultaten van de leerlingen.

Heb je een vraag over een Holmwood’s product, bekijk dan eerst de handleiding of de helptopics. Niet gevonden, neem dan contact met onze support afdeling.

PO – Inlezen via excel of csv lijst

Wanneer je de leerlingenaccounts aanmaakt/update met behulp van een excel of csv-lijst dan is het belangrijk om het volgende te doen bij de wisseling van cursusjaren.

1. Voordat je de nieuwe leerlingenlijst inleest pas je de namen van alle klassen aan. Om dit eenvoudig te doen voor alle klassen hebben wij hiervoor een handige functie gemaakt.
   Ga hiervoor via Beheer > klassen > voeg voorvoegsel toe aan de klasnaam (rechts in het menu, zie afbeelding)
2. Ga naar Leerlingen > Importeer een leerlinglijst om de nieuwe lijst in te lezen. Zet bij het inlezen, de optie “Verwijder gebruikers uit hun huidige klas(sen) als ze al bestaan” aan.
   Leerlingen die reeds in ons systeem staan worden uit de ‘oude’ klas gehaald en naar de nieuwe klas gezet, conform de klasnaam in de  nieuwe lijst.
   Leerlingen die nog geen account hebben worden als student aangemaakt.
3. Na het inlezen ontkoppel je de oude klassen van het abonnement en koppel je de nieuwe klassen. 

Bij het ‘matchen’ van bestaande leerlingen checkt ons systeem 2 velden in (in deze volgorde):

• E-mail
• Studentnummer

Komt het e-mailadres in de lijst overeen met een bestaand account dan wordt het student account geupdate (bijv. Nieuwe klas). Is het e-mail adres anders, maar komt het leerlingnummer overeen dan beschouwt ons systeem dat als ‘dezelfde’ leerling en vind een update plaats. In alle andere gevallen wordt een nieuw account aangemaakt.

Tip: Lees ook de algemene info over het inlezen van leerlinglijsten.

Privacy

De privacy van u en uw leerlingen is belangrijk. Daarom zijn wij aangesloten bij het Privacy Convenant Onderwijs. Onderteken de verwerkersovereenkomst.

PO – ParnasSys

Wanneer de koppeling tussen ParnasSys en Holmwood’s actief is worden leerlinggegevens (incl. de klas) automatische bijgewerkt. Dit gebeurt op 3 momenten per week, namelijk (‘s nachts) op maandag, woensdag en vrijdag.

Bij de wisseling van cursusjaren is een handmatige actie nodig voor de groep 8 leerlingen. De leerlingen die de school verlaten worden namelijk niet automatisch verwijderd.

Kortom wanneer (rond 1 augustus) de nieuwe groepsindeling in de Parnasys gemaakt is komen er nieuwe leerlingen bij in groep 8, terwijl de ‘oude’ groep 8 leerlingen ook nog in die groep zitten. Om de oude leerlingen te ontkoppelen en/of te verwijderen handel je als volgt:

1. Check binnen ParnasSys of de ‘nieuwe’ groepsindeling al gemaakt is.
2. Ga naar Holmwoods en ‘hernoem’ de groep(en) 8 (bijv. oud-groep8).
        Dit kan via School management > Klassen > Voeg voorvoegsel toe aan klasnaam.
3. Ontkoppel de groep(en) ‘oud-groep8’van het abonnement.
4. Na de volgende ‘update’ vanuit ParnasSys (zie momenten) maakt Holmwoods de groep(en) 8 aan op basis van de ParnasSys-synchronisatie (met de klasnaam vanuit ParnasSys) en in die groep(en) zitten de huidige (juiste) groep 8 leerlingen.
        De ‘oude’ groep 8 leerlingen zijn door ParnasSys niet meer geupdate, dus blijven zitten die nog in “oud-groep8”.
5. Koppel de ‘nieuwe’ groep(en) 8 aan het abonnement.
6. Verwijder de ‘oude’ groep 8 én ‘oude’ groep 8 leerlingen via School management > Klassen.

Privacy

De privacy van u en uw leerlingen is belangrijk. Daarom zijn wij aangesloten bij het Privacy Convenant Onderwijs. Onderteken de verwerkersovereenkomst.

Van English Premium naar Tweens

In Tweens gaan de leerlingen verder waar ze in English Premium gebleven zijn. Hoe je dit doet lees je in onze help-topic van English Premium naar Tweens

Welke manier past bij uw situatie?

Koopt u de licenties direct bij Holmwood’s, kies de uitleg van inlezen via excel of csv-lijst.

Heeft u de licenties via een schoolleverancier aangeschaft (TLN/Van Dijk, Iddink, Osinga de Jong) lees dan verder bij inloggen via de Edu/ECK route.

Leerlingen inlezen via excel of csv lijst

Wanneer je de leerlingenaccounts aanmaakt/update met behulp van een excel of csv-lijst dan is het belangrijk om het volgende te doen bij de wisseling van cursusjaren.

1. Voordat je de nieuwe leerlingenlijst inleest pas je de namen van alle klassen aan. Om dit eenvoudig te doen voor alle klassen hebben wij hiervoor een handige functie gemaakt.
   Ga hiervoor via Beheer > klassen > voeg voorvoegsel toe aan de klasnaam (rechts in het menu, zie afbeelding)
2. Ga naar Leerlingen > Importeer een leerlinglijst om de nieuwe lijst in te lezen. Zet bij het inlezen, de optie “Verwijder gebruikers uit hun huidige klas(sen) als ze al bestaan” aan.
   Leerlingen die reeds in ons systeem staan worden uit de ‘oude’ klas gehaald en naar de nieuwe klas gezet, conform de klasnaam in de  nieuwe lijst.
   Leerlingen die nog geen account hebben worden als student aangemaakt.
3. Na het inlezen ontkoppel je de oude klassen van het abonnement en koppel je de nieuwe klassen. 

Bij het ‘matchen’ van bestaande leerlingen checkt ons systeem 2 velden in (in deze volgorde):

• E-mail
• Studentnummer

Komt het e-mailadres in de lijst overeen met een bestaand account dan wordt het student account geupdate (bijv. Nieuwe klas). Is het e-mail adres anders, maar komt het leerlingnummer overeen dan beschouwt ons systeem dat als ‘dezelfde’ leerling en vind een update plaats. In alle andere gevallen wordt een nieuw account aangemaakt.

Tip: Lees ook de algemene info over het inlezen van leerlinglijsten.

Privacy

De privacy van u en uw leerlingen is belangrijk. Daarom zijn wij aangesloten bij het Privacy Convenant Onderwijs. Onderteken de verwerkersovereenkomst.

Inloggen via de Edu/ECK route

Wanneer u Holmwood’s licenties via een schoolleverancier (Van Dijk / TLN, Iddink, OsingaDe jong) heeft besteld leveren wij de licenties online uit via de Edu/ECK route. Dit doen wij in samenwerking met onze technische partner Toegang.org. De leerlingen moeten de EERSTE KEER via de ELO naar ons leerplatform. Dan wordt de bestelde licenties gecheckt. De leerlingen klikken binnen de ELO op de “Holmwood’s link” om in te loggen in onze leeromgeving).

Wat moet u doen?

1. Ondertekenen ARP en de verwerkersovereenkomst

Onderteken de ARP van Toegang.org en stuur deze op.

Holmwood’s is aangesloten bij het Privacy Convenant Onderwijs. Onderteken de verwerkersovereenkomst.

2. Activeer de Holmwood’s artikelen in de ELO (ICT afdeling / ELO beheerder)

Of u deze stap moet doen is afhankelijk van uw school Extern boekenfonds (EBF) of Intern boekenfonds (IBF) heeft.

U heeft in de ELO een catalogus met artikelen die in de Edu/ECK keten bekend zijn. Maak Holmwood’s beschikbaar voor de betreffende klas (op de IBF manier).
De productnamen, ISBN nummers en links naar het leerplatform Holmwoods zijn:

• English Premium (methode Engels): ISBN 9789082229615, link naar Holmwood’s via Toegang.org: https://toegang.holmwoods.eu/9789082229615
• Tracks (methode Engels): EAN 6013707567596, link naar Holmwood’s via Toegang.org: https://toegang.holmwoods.eu/6013707567596
• English Training (oefenprogramma): ISBN 9789082229646, link naar Holmwood’s via Toegang.org: https://toegang.holmwoods.eu/9789082229646
• English Essentials (oefenprogramma): ISBN 9789082229608, link naar Holmwood’s via Toegang.org: https://toegang.holmwoods.eu/9789082229608

3a. Maak de klassen aan (Holmwood’s beheerder*1)

Om ervoor te zorgen dat de leerlingen in de juiste klassen terecht komen, maakt u in de beheeromgeving van Holmwood’s de klassen aan voordat de leerlingen inloggen. Gebruikte u in het voorbije jaar ook al Holmwood’s dan is de kans groot dat de klasnamen (grotendeels) gelijk blijven. Voeg eventueel een nieuwe klas(naam) toe.

Koppel tevens de klassen aan (1) het abonnement (via School management > Abonnementen) en (2) aan de betreffende docenten (via Beheer > Klassen).

3b. Ontkoppel bestaande leerlingen

Gebruikte u het voorbije schooljaar ook Holmwood’s dan zijn alle (bestaande) leerlingen reeds aan een klas gekoppeld. Om ervoor te zorgen dat ze bij de start van het nieuwe schooljaar aan de juiste (nieuwe) klas gekoppeld worden, raden wij aan om alle leerlingen te ontkoppelen van hun huidige klas.

4. Maak de klascode aan (beheerder)

Soms komt (via de keten) de klas mee, maar vaak ook niet. Maak per klas een klascode aan die de docent aan de leerlingen geeft. Hierdoor komen de leerlingen in de juiste klas terecht. De klascode heeft altijd hetzelfde format; “H-” gevolgd door 6 cijfers/letters (bijv. H-9S9WUU).

Ondersteuning nodig?

Lukt het bij een leerling niet om vanuit de (1) ELO via (2) Toegang.org naar (3) Holmwoods te komen, doe dan het volgende:

1. Probleem bij ELO (bijv. geen link naar Holmwood’s)? Vraag je eigen applicatie beheerder / leermiddelencoordinator
2. Probleem bij het inloggen/invullen van de Toegang.org velden, contact Toegang.org.
3. Probleem m.b.t. de Holmwoods leeromgeving, contact Holmwood’s (contactgegevens onder aan de pagina).

5. Cursusinstellingen checken/aanpassen (beheerder/docent)

Wij raden u aan om de cursusinstellingen in te stellen voordat de eerste leerling inlogt. Dan kan de leerling namelijk direct aan de slag als hij inlogt.

*1) Beheerder of docent? Binnen Holmwood’s hebben we naast de ‘studentrol’ nog 2 rollen; Beheerder en Docent.
Elke school heeft minimaal 1 beheerder, maar je kunt ook meerdere beheerders hebben, bijv. een ICT-er/applicatiebeheerder die vooral de techische zaken regelt en de sectieleider die vaak vooral de ‘onderwijskundige zaken regelt. De rol “docent” spreekt voor zich.

Hoe werkt het voor jou als leerling?

1. Start vanuit jouw ELO (Magister, Som, etc.)

Login bij jouw ELO en klik op de Holmwood’s-link. Bij vragen hierover, ga naar jouw docent of ICT beheerder.

2. Vul de Toegang.org-velden in

Je krijgt dan de volgende schermen met invulvelden te zien (vul deze in):

3. Het valideren van het (juiste) e-mail adres

Na het invulden van bovenstaande velden, moet jij jouw e-mailadres (gebruik bij voorkeur je schoolmail) valideren. Je krijgt een bericht van Toegang.org in je mail.

Daarna wordt je ‘doorgestuurd’ naar de leeromgeving van Holmwood’s.

Heb je vragen of hulp nodig bij de stappen tot hiertoe, neem dan contact op met Toegang.org.

4. Vul de klascode in én log in

Omdat wij in veel gevallen jouw school- en/of klasgegevens niet meekrijgen heb je een klascode nodig voordat je verder gaat. Vraag je docent om deze code, vul deze en klik op “verifieren“. De klascode heeft altijd hetzelfde format; “H-” gevolgd door 6 cijfers/letters (bijv. H-9S9WUU).

Na het invullen van je klascode controleer je de school én klas en klik je op “Inloggen“.

Succes met leren!

Heb je vragen of hulp nodig bij het invullen van de klascode, vraag je docent.

3 scenarios

U kunt als onderwijsinstelling op 3 verschillende manieren met Holmwood’s aan de slag. Elke manier heeft voor- en nadelen. We zetten ze hieronder voor u op een rij. Zorg in alle gevallen dat Holmwood’s weet welke manier u kiest. Dit heeft namelijk gevolgen voor de inrichting van uw account.
Vragen hierover, neem contact met ons op.

1. U schaft als onderwijsinstelling de licenties aan.

Schaft u als onderwijsinstelling de licenties direct bij Holmwood’s aan, bestel dan voorafgaand aan het nieuwe cursusjaar het gewenste aantal licenties. Om te starten met uw studenten, lees dan deze instructies. Met deze variant heeft u als docent/school de meeste regie.

2. De student logt in en betaalt

Deze variant lijkt sterk op variant 1, met als enige verschil dat de student betaalt bij eerste inlog. Zorg ervoor dat u aan Holmwood’s het juiste aantal doorgeeft voorafgaand aan het schooljaar. Veel regie, het enige wat nog mis kan gaan is de betaling door de student, denk aan pas of mobiel vergeten.

3. De student koopt de licentie zelf via een webshop (Studers / MBO webshop)

Studenten schaffen zelf hun licentie aan via een leermiddelenleverancier, zoals Studers, MBO, enz.. De verschillende webshops en Holmwood’s maken gebruik van de “eduroute”.  Bij het inloggen vanuit de webshop kan er soms wat fout gaan, waardoor studenten niet gelijk aan de slag kunnen.

De producten en ISNB nummers zijn als volgt (gewijzigd per 01-05-2021):

• English Premium (methode Engels): 6013715471458
• Tracks (methode Engels): EAN 6013708342383
• English Essentials (oefenprogramma): 6013726192137
• English Training (oefenprogramma): 6013713267268

PS. Ook als studenten de licenties zelf kopen is het belangrijk dat wij dit weten en een schatting ontvangen van het aantal studenten dat het Holmwood’s aan de slag gaat.

Wat moet u als docent weten en doen? 

1. Maak de klassen aan (Holmwood’s beheerder*1)

Om ervoor te zorgen dat de studenten in de juiste klassen terecht komen, maakt u in de beheeromgeving van Holmwood’s de klassen aan voordat de studenten inloggen. Gebruikte u in het voorbije jaar ook al Holmwood’s dan is de kans groot dat de klasnamen (grotendeels) gelijk blijven. Voeg eventueel een nieuwe klas(naam) toe.

Koppel tevens de klassen aan (1) het abonnement (via School management > Abonnementen) en (2) aan de betreffende docenten (via Beheer > Klassen).

Gebruikte u het voorbije schooljaar ook Holmwood’s dan zijn alle (bestaande) studenten reeds aan een klas gekoppeld. Om ervoor te zorgen dat ze bij de start van het nieuwe schooljaar aan de juiste (nieuwe) klas gekoppeld worden raden wij u aan om alle studenten te ontkoppelen van hun huidige klas.

2. Maak de klascode aan (beheerder)

Maak per klas een klascode aan die de docent aan de studenten geeft. Deze code vullen de studenten in bij ‘Hoe werkt het voor jou als student, stap4‘ Hierdoor komen de studenten in de juiste klas terecht. De klascode heeft altijd hetzelfde format; “H-” gevolgd door 6 cijfers/letters (bijv. H-9S9WUU).

3. Cursusinstellingen checken/aanpassen (beheerder/docent)

Wij raden u aan om de cursusinstellingen in te stellen voordat de eerste student inlogt. Dan kan de student namelijk direct aan de slag als hij inlogt.

*1) Beheerder of docent? Binnen Holmwood’s hebben we naast de ‘studentrol’ nog 2 rollen; Beheerder en Docent.
Elke school heeft minimaal 1 beheerder, maar je kunt ook meerdere beheerders hebben, bijv. een ICT-er/applicatiebeheerder die vooral de techische zaken regelt en de sectieleider die vaak vooral de ‘onderwijskundige zaken regelt. De rol “docent” spreekt voor zich.

Hoe werkt het voor jouw als student? 

1. Ga naar de ‘shop’ waar jij de Holmwood’s licentie hebt gekocht

Heb je een licentie gekocht via Studystore/Studers? Ga naar je Studers of Bundle account en haal je product op. Uitleg nog? Kijk even deze video of check de help topics. Heb je een licentie besteld via MBO webshop, bekijk deze video (ook van toepassing op andere scholen dan KW1C) hoe je de licentie activeert en naar ons leerplatform gaat.

Heb je een alleen een activatiecode, ga dan naar de volgende website en vul de code in.

2. Vul de Toegang.org-velden in

Via welk kanaal je de licentie ook koop je krijgt altijd de volgende schermen met invulvelden:

3. Valideer jouw e-mail adres

Na het invulden van bovenstaande velden, moet jij jouw e-mailadres (gebruik bij voorkeur je schoolmail) valideren. Je krijgt een bericht van Toegang.org in je mail.

Daarna wordt je ‘doorgestuurd’ naar de leeromgeving van Holmwood’s.

Heb je vragen of hulp nodig bij de stappen tot hiertoe, neem dan contact op met Toegang.org.

4. Vul de klascode in én log in

Omdat wij in de meeste gevallen jouw school- en/of klasgegevens niet meekrijgen heb je een klascode nodig voordat je verder gaat. Vraag je docent om deze code, vul deze en klik op “verifieren“. De klascode heeft altijd hetzelfde format; “H-” gevolgd door 6 cijfers/letters (bijv. H-9S9WUU).

Na het invullen van je klascode controleer je de school én klas en klik je op “Inloggen“.

Succes met leren!

Heb je vragen of hulp nodig bij het invullen van de klascode, vraag je docent.

Heeft u ondersteuning of advies nodig? Neem dan gerust contact met ons op, we helpen u graag verder.